Excel: Seleccionar datos con ayuda de ordenar

El objetivo de toda campaña de marketing directo es escribir exactamente a aquellas personas o empresas que parecen ser prometedores en cuanto al producto que presentamos. Para ello debemos seleccionar las direcciones adecuadas conforme a cada grupo de destinatarios.

Para seleccionar direcciones o datos existen lenguajes de consulta de bases de datos como por ejemplo SQL y diferentes herramientas y asistentes dentro de los programas para poder administrar los datos. A veces podremos hacer una selección simplemente ordenándolos con Excel.

Supongamos que tiene una tabla con direcciones que incluyen también la fecha de nacimiento y que de éstas desea filtrar todas las personas que tengan entre 20 y 30 años. Para ello proceda de la siguiente manera:

  1. Haciendo clic en el encabezamiento de la columna, marque la columna según la cual quiere ordenar, en nuestro caso la columna con la fecha de nacimiento. Ahora la columna debería aparecer con el fondo azul.
  2. En Excel 2007, haga clic en el botón 'Ordenar y filtrar', éste se encuentra en la pestaña 'Inicio' a la derecha del todo, y seleccione del menú contextual 'Ordenar de A a Z' o 'Ordenar de Z a A'. En Excel 2003, encontrará para ello dos botones en la barra de herramientas, marcados con 'A->Z' y 'Z->A'.
  3. A continuación aparece un diálogo que nos indica que las otras columnas de la tabla probablemente también deben ser ordenadas. Deje puesto el preajuste de este diálogo en 'Ampliar la selección' y haga clic en el botón 'Ordenar'. Entonces la tabla será ordenada según la columna que hayamos indicado.
  4. En todo caso, una vez haya terminado de ordenar, revise que todas las columnas se hayan ordenado correctamente, en caso contrario el contenido de las diferentes filas se desordenará.
  5. Ahora la tabla se ha ordenado según la columna indicada, a continuación podremos o bien marcar el bloque con las filas correspondientes al criterio de selección y copiarlo en una hoja de cálculo nueva, o bien marcar el bloque o los bloques con las filas que no corresponden al criterio de selección y después borrarlo / los.

Autor: Thomas Hainke