Word 2007: Imprimir documentos combinados

El marketing directo vive de la comunicación más o menos directa con los clientes. Si para ello se envían cartas publicitarias, en la mayoría de las veces se tiene que crear e imprimir un escrito. Con Word2007 se puede crear el documento combinado necesario en muy poco tiempo.

Para enlazar un documento existente o un documento nuevo con los datos de direcciones y así crear un documento combinado, Word 2007 incluye un asistente para combinar correspondencia. Éste se encuentra algo oculto en la pestaña 'Correo', abajo del todo y como último punto del menú contextual del botón 'Iniciar combinación de correo'. El asistente se abre en la parte derecha de la ventana principal. En lugar de botones, serán los 'links' que aparecen abajo del todo que nos servirán durante los seis pasos de la navegación, el asistente nos guiará durante la creación del documento combinado:

  1. Seleccionar tipo de documento: Como deseamos crear una carta combinada y no un e-mail combinado, seleccionamos 'Carta'.
  2. Seleccionar documento inicial: Por regla general seleccionaremos 'documento actual'.
  3. Seleccionar destinatario: Si Ud. ha almacenado sus direcciones en un fichero Excel, entonces debería seleccionar 'lista existente'. Mediante el link 'buscar' podrá abrir su fichero. Word mostrará un diálogo que nos permitirá filtrar u ordenar las direcciones. Para saber como se utiliza la función 'Buscar duplicados', podrá consultar el artículo 'Word 2007: buscar duplicados'. Este diálogo se podrá mostrar más adelante mediante el link 'Editar lista de destinatarios'. Por regla general, Ud. ya habrá editado anteriormente sus direcciones fuera del contexto de Word, así que no tendrá que hacer uso de las opciones que le ofrece Word en este punto. Por favor tenga en cuenta que el fichero Excel esté provisto con encabezamientos de columnas en la primera fila, solamente así se podrán asignar las columnas de la lista de direcciones a las variables respectivas del documento combinado. Para saber como se complementan los encabezamientos de columnas, podrá consultar el artículo 'Excel: añadir encabezamientos de columnas'.
  4. Edite su carta: En este paso, el texto de la carta que seguramente ya habrá editado previamente, se provee con los elementos variables. Como el asistente no resulta ser muy flexible, no querremos dar grandes explicaciones en este punto. Más abajo encontrará una descripción de como editar un documento combinado sin el asistente. Si deseamos usar el asistente para ello, entonces habrá que insertar primero el bloque de direcciones. El botón para la configuración del bloque de direcciones lleva en la parte izquierda los diferentes elementos de dirección así como los posibles formatos. Arriba en la parte derecha está la vista previa que nos permite hacernos una idea del resultado de los ajustes actualmente seleccionados. Debajo encontrará el botón 'seleccionar campos', que nos permitirá asignar determinadas columnas de la lista de direcciones a los elementos de direcciones. Saliendo del diálogo pulsando 'OK', el bloque de direcciones se inserta en el texto de la carta en forma de variable. Además tenemos la opción de agregar un saludo personalizado. También aquí el diálogo de configuración del asistente no resulta ser demasiado flexible. Sobre todo no existe la opción de diferenciar entre el tratamiento para una mujer y el tratamiento para un hombre.
  5. Vista previa de su carta: En este paso, las cartas se muestran con la presencia que tendrán al imprimirlas más adelante. Desde aquí se podrán excluir aún determinados destinatarios del proceso de impresión, pero sería más razonable hacerlo mediante la modificación de la lista de direcciones. Si el texto de la carta se modifica llegado a este punto, entonces estas modificaciones repercuten en todos los destinatarios.
  6. Finalizar imprimir documento combinado: En este paso podremos imprimir el documento combinado. Pero también podremos ajustar determinados escritos a los respectivos destinatarios. Dado que los proveedores de servicios de correo casi siempre requieren para la aplicación del franqueo para impresos de propaganda que los escritos sean idénticos, exceptuando el bloque de dirección y el tratamiento, no es recomendable usar esta opción.

Como ya habíamos indicado anteriormente, el asistente no resulta ser demasiado flexible. En la mayoría de los casos es recomendable prescindir del asistente. Sin utilizar el asistente, podemos crear el documento combinado de la siguiente manera:

  1. Todas las funciones necesarias se encuentran en la pestaña 'Correo'. Seleccionamos el punto del menú 'Iniciar carta' en el menú contextual del botón 'Iniciar combinación de correo'.
  2. Como siguiente paso enlazamos la lista de direcciones con el documento. Para ello seleccionamos el punto del menú 'Aplicar lista existente' del menú contextual del botón 'Seleccionar destinatarios' y abrimos el fichero con las direcciones.
  3. El botón 'Editar lista de destinatarios' nos permite ver el contenido de la lista de direcciones y, en el caso dado, podremos ordenar o filtrar las direcciones.
  4. Ahora podríamos enlazar mediante el botón 'bloque de direcciones' el bloque de direcciones con ayuda del mismo diálogo como en el asistente. Sin embargo resulta más flexible componer el bloque de direcciones de los campos de datos precisos de la lista de direcciones con ayuda del botón 'Insertar campo de combinación'. De esta manera, por ejemplo podemos incluir sin problemas dos filas con el nombre para el nombre de la empresa.
  5. En la fórmula de tratamiento para la carta podemos diferenciar entre el tratamiento para una mujer y el tratamiento para un hombre. Para ello seleccionamos el punto del menú 'cuando ... entonces ... sino' en el menú contextual del botón 'Regla'. Fijamos como regla general que siempre cuando el campo de datos con la forma abreviada para el tratamiento contenga la palabra 'mujer', se aplique el texto 'Estimada Señora' y por lo demás 'Estimado Señor'. A continuación, con ayuda del botón 'Insertar campo de combinación' insertamos detrás el campo de datos con el apellido. Estas reglas se podrán aplicar naturalmente en otras partes del escrito para otras finalidades.
  6. Finalmente, con ayuda del botón 'Vista previa de resultados' podremos comprobar el resultado y mediante el botón 'Finalizar y combinar' podremos imprimirlo.

Para conocer la mejor manera de preparar la lista de direcciones para combinar correspondencia con DeduplicationWizard, puede consultar el artículo 'Preparar campaña de marketing directo con DeduplicationWizard'.

Autor: Thomas Hainke