OpenOffice Writer: imprimir documentos combinados

El marketing directo vive de la comunicación más o menos directa con los clientes. Si para ello se envían cartas publicitarias, en la mayoría de las veces se tiene que crear e imprimir un escrito. Con OpenOffice Writer se puede crear el documento combinado necesario en muy poco tiempo.

Para enlazar un documento existente o un documento nuevo con los datos de direcciones y así crear un documento combinado, OpenOffice Writer incluye un asistente para combinar correspondencia. Éste se encuentra en el menú 'Extras' y guiará al usuario durante la creación del documento combinado en los siguientes ocho pasos:

  1. Seleccionar documento inicial: Por regla general seleccionaremos 'documento actual'.
  2. Seleccionar tipo de documento: Como deseamos crear una carta combinada y no un e-mail combinado, seleccionamos 'Carta'.
  3. Insertar bloque de direcciones: En este punto hay que seleccionar la tabla con las direcciones que se quiera utilizar y asignar los campos de datos al bloque de direcciones. Más abajo encontrará más detalles acerca de este tema.
  4. Crear saludo para la carta: Si se quiere añadir al documento una fórmula de tratamiento personalizada, como por ejemplo 'Estimado Señor Einstein', entonces habrá que introducir desde aquí los datos necesarios: Además de una 'fórmula de tratamiento general para la carta' se podrá crear también una 'fórmula de tratamiento personalizada para la carta', cuya configuración se podrá elegir libremente. En esta última, se distingue entre el tratamiento para un hombre y el tratamiento para una mujer. Para facilitar a OpenOffice esta diferenciación por medio de los datos de direcciones, debemos insertar la columna con el tratamiento / el género así como el valor a utilizar para 'mujer' en esta columna en la lista de direcciones, que por norma general suele ser 'Señora'.
  5. Ajustar diseño: En este punto se puede posicionar en el documento el bloque de direcciones y la fila con la fórmula de tratamiento.
  6. Editar documento: Aquí podremos revisar y, en el caso dado, modificar el documento combinado. La correspondiente vista previa se encuentra en la ventana principal de OpenOffice Writer. Desde aquí podríamos excluir aún determinados destinatarios del proceso de combinación de correspondencia, pero sería más razonable hacerlo mediante la modificación de la lista de direcciones.
  7. Personalizar documento: En este paso se crea un documento personalizado para cada una de las direcciones de la lista de direcciones. Toda la combinación de correspondencia con un documento inicial de una página contiene una página individual para cada destinatario. Dado que los proveedores de servicios de correo casi siempre requieren para la aplicación del franqueo para impresos de propaganda que los escritos sean idénticos, exceptuando el bloque de dirección y el tratamiento, no es recomendable usar esta opción.
  8. Guardar, imprimir, enviar: En el último paso, finalmente podemos guardar el documento inicial así como el documento combinado, o bien podemos imprimir el documento combinado o enviarlo como correo electrónico.

El paso más importante durante la creación del documento combinado es el tercer paso, es decir 'insertar bloque de direcciones'. Este se subdivide en las siguientes tres subpartes:

  1. Seleccionar lista de direcciones: Mediante el botón 'seleccionar otra fuente de direcciones' se podrá seleccionar una fuente de direcciones para el documento combinado. Si la fuente de datos no existe en la lista con las fuentes de datos disponibles, ésta se podrá añadir mediante el botón 'añadir'. Entre otros podremos seleccionar ficheros Excel (XLS). Por favor tenga en cuenta que el fichero Excel esté provisto de encabezamientos de columnas en la primera fila, solamente así se podrán asignar las columnas de la lista de direcciones a los elementos respectivos del bloque de direcciones. Para saber como se complementan los encabezamientos de columnas, podrá consultar el artículo 'Excel: añadir encabezamientos de columnas'.
  2. Seleccionar bloque de direcciones: Desde aquí podremos determinar si el documento combinado debe llevar un bloque de direcciones y, en caso afirmativo, la presentación que éste debe tener. Con el botón 'más' podemos seleccionarlo de toda una serie de bloques de direcciones predefinidos. Si entre los bloques de direcciones predefinidos no encontramos ninguno que nos convenga, mediante el botón 'nuevo' podremos definir un bloque de direcciones propio. No obstante, en este punto OpenOffice Writer no suele ser demasiado flexible. Si la dirección contiene más de una fila para el nombre de la empresa, entonces no se puede simplemente crear un elemento adicional para el segundo campo de datos del nombre de la empresa. Como no se puede crear ningún elemento de dirección nuevo, en este caso habrá que convertir uno de los elementos ya existentes. Naturalmente, este proceso suele ser susceptible a errores, ya que desde la denominación del elemento de dirección no se ve claro para que fin se quiere aplicar.
  3. Asignar campos de datos: Finalmente debemos asignar las columnas de la lista de direcciones a los elementos de dirección del bloque de direcciones y a la fórmula de tratamiento.

Para conocer la mejor manera de preparar la lista de direcciones para combinar correspondencia con DeduplicationWizard, puede consultar el artículo 'Preparar campaña de marketing directo con DeduplicationWizard'.

Autor: Thomas Hainke