Excel: Juntar dos tablas

Si se quieren utilizar direcciones de diferentes fuentes en una campaña de marketing directo, entonces hay que juntarlas en una única tabla. Si las direcciones a juntar tienen una estructura parecida, entonces esto no resulta difícil.

Supongamos que tenemos dos tablas de direcciones con la siguiente estructura:

Primera tabla: 'Empresa1', 'Empresa2', 'Calle', 'Código Postal', 'Ciudad', 'País'

Segunda tabla: 'Empresa', 'Calle', 'País', 'Código Postal', 'Ciudad'

Ambas tablas se diferencian únicamente en que en una tabla hay dos columnas para el nombre de la empresa y que la columna con el país se encuentra en diferentes sitios. Antes de poder juntar las dos tablas de direcciones, tenemos que adaptar primero su estructura:

  1. En la segunda tabla, detrás de la columna 'empresa', hay que insertar otra columna para 'Empresa2': Para ello hacemos clic en cualquier lugar de la columna 'Calle' para convertirla en la columna actualmente seleccionada. Haciendo clic con el botón derecho del ratón aparece el menú contextual en la pantalla. Seleccionamos 'insertar celdas'. A continuación aparece un diálogo y seleccionamos 'columna'. Naturalmente podríamos modificar ahora los encabezamientos para la columna 'Empresa' y la columna nueva en 'Empresa1' y 'Empresa2'. Como la tabla con la estructura adaptada solamente se necesita para juntar las dos tablas de direcciones, podemos renunciar a ello.
  2. En la segunda tabla, hay que mover la columna 'País' detrás de la columna 'Ciudad': Para ello marcamos primero toda la columna 'País' haciendo clic en el encabezamiento de la columna 'D'. El fondo de la columna 'País' debería aparecer en color azul. Haciendo clic con el botón derecho del ratón aparece el menú contextual en la pantalla. Seleccionamos 'Cortar'. Opcionalmente, también podríamos usar la combinación de teclado STRG+X. La columna 'País' queda resaltada por un borde punteado. A continuación hacemos clic en el encabezamiento de la columna 'G', es decir, la columna que está justo detrás de la columna 'Ciudad'. Ahora la columna 'G' debería aparecer con fondo azul en vez de la columna 'D'. Haciendo clic con el botón derecho del ratón aparece el menú contextual en la pantalla. Seleccionamos 'Insertar'. Opcionalmente, también podríamos usar la combinación de teclado STRG+V. Ahora ya hemos movido la columna 'País' a su lugar correspondiente. Solo nos queda borrar la columna vacía 'D'. Para ello hacemos clic en el encabezamiento de la columna 'D', ésta aparece con el fondo azul, con el botón derecho hacemos aparecer el menú contextual en la pantalla y seleccionamos 'Borrar celdas'.

Bien, ahora ambas tablas tienen exactamente la misma estructura. Ahora ya no resulta difícil juntar las dos tablas de direcciones: en la segunda tabla, vaya al último registro abajo del todo y márquelo como un todo haciendo clic en la celda con el número de celda anterior. El último registro debería aparecer con fondo azul. A continuación, vaya hacia arriba del todo al inicio de la tabla, pulse la tecla de mayúsculas / tecla Shift y después haga clic en el encabezamiento de la segunda fila. Ahora todas las filas de la tabla de direcciones, excepto los encabezamientos de columna, deberían aparecer con fondo azul. Ahora solo nos queda copiar estas filas en el portapapeles y desde ahí copiarlas en la primera tabla. Con la combinación de teclado STRG-C o bien haciendo clic en 'Copiar' en el menú contextual copiamos las filas con fondo azul en el portapapeles. Abra ahora la primera tabla, vaya al último registro abajo del todo y haga clic en la primera celda libre de esta columna. Con la combinación de teclado STRG-V o bien haciendo clic en 'Insertar' en el menú contextual, insertamos como último paso los datos del portapapeles debajo de los datos de la primera tabla de direcciones. Guarde el resultado. Sin embargo, no es necesario guardar las modificaciones hechas en la estructura de la segunda tabla de direcciones.

Si la estructura de las dos tablas a juntar varía mucho, por ejemplo si anteriormente hay que juntar o separar determinados campos de datos, entonces recomendamos la utilización de alguna herramienta como DataQualityTools, que podrá encontrar en www.DataQualityApps.es.

Al juntar las dos tablas existe la probabilidad que algún que otro registro aparezca varias veces. Para saber como quitar los duplicados de su tabla, puede consultar el artículo 'Búsqueda de duplicados con DeduplicationWizard'. También existe la posibilidad de ocuparse de no existan más coincidencias entre ambas tablas antes de que éstas se junten. Para saber como se efectúa la búsqueda de duplicados necesaria entre dos tablas, podrá consultar el artículo 'Procesar listas negras con DataQualityTools'.

Autor: Thomas Hainke